Implementar ECM, solución para la colaboración digital: SER Group

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Analizaron las dificultades que encuentran los equipos de proyecto en la colaboración digital
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El principal obstáculo para la colaboración es que los miembros del equipo del proyecto no disponen de la misma información
Gestión de contenido empresarial

SER Group realizó una encuesta entre 1.826 CIOs, gestores de procesos y responsables de TI de empresas, como parte de su estudio de mercado ECM Insights 2018, a fin de indagar sobre qué tipo de dificultades se encuentran los equipos de proyecto en la colaboración digital.

De acuerdo con dicha encuesta, el 32 % de los encuestados alude que el principal obstáculo para la colaboración es que los miembros del equipo del proyecto no disponen de la misma información; el 25 % se queja de la falta de actualización de los documentos del proyecto; mientras que el 20 % de ellos ni siquiera los encuentra cuando los necesita con urgencia.

Al respecto, Manfred Zerwas, socio gerente de SER Group, señaló que esta situación es muy perjudicial para la colaboración digital de los equipos y que en el peor de los casos, puede llegar a detener el proyecto.

Por otra parte, la encuesta señala que hay herramientas inadecuadas para la colaboración, pues el 51% mencionó que el correo electrónico es la herramienta que más utilizan para el intercambio de información entre equipos distribuidos; mientras que uno de cada tres encuestados confía en los servidores FTP para la transferencia de archivos.

Lo anterior conduce a un caos en las versiones de los documentos y a que nadie tenga una idea de la situación actual del proyecto, pues la información almacenada en estructuras complejas de carpetas y bandejas de correo puede que se olvide o se pierda.

Asimismo, el 17 % de los encuestados indicó que utiliza soluciones en la nube de su entorno privado para el intercambio de información con clientes y partners externos sin comunicárselo a sus departamentos de TI. En consecuencia, puede suceder que la información importante escape del control de la propia empresa y caiga en manos equivocadas.

Por lo anterior, la implementación de un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) puede prevenir dichos riesgos, pues es la mejor opción para gestionar la información en los procesos colaborativos.

Ante esto, SER Group recomienda la implementación de una plataforma ECM certificada y multilingüe como Doxis4, con la cual las empresas tienen la posibilidad de utilizar gran cantidad de soluciones empresariales para la colaboración digital, y adaptarlas a sus necesidades específicas. Contenido relacionado:

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