Gestión documental, el nuevo desafío de las organizaciones

Lexmark, a través de Perceptive Image Now, permite monitorear y capturar todo lo relacionado con los documentos en las organizaciones

De acuerdo con datos de Compliance, Governance and Oversight Council, de todo el contenido de información que hay actualmente en una organización, sólo el 25% tiene valor para el negocio, 5% es necesario conservarlo por cuestiones regulatorias y 2% es sujeto de retención legal, por lo que el desafío al que se enfrentan las compañías es eliminar el 68% restante y más aún, cómo protegerlo.

Por ello, hoy en día existen multifuncionales que ayudan a resolver muchos de estos problemas al agregar niveles adicionales de protección y seguridad a dispositivos que capturan imágenes y textos completos de un documento, a través del Reconocimiento Óptico de Caracteres y soluciones de Gestión de Contenido Empresarial (ECM) que ayudan a manejar la información no estructurada, sin importar la forma y donde se encuentre, sin afectar la productividad.

Estos equipos cuentan con algunos componentes clave para tratar con documentos impresos y electrónicos, entre los que se encuentran: herramientas  para el monitoreo de transacciones en papel que se producen en el multifuncional (impresión, escaneo y copia), incluyendo quién realizó la transacción, cuando se produjo y el contenido implicado; también hay aplicativos que capturan del contenido y extracción de lo que se imprimió o digitalizó, lo que permite a las empresas identificar o prevenir una violación en la seguridad. Finalmente hay herramientas de investigación forense para la identificación de violaciones, incluyendo la capacidad de búsqueda de todo lo que se ha copiado o impreso en un plazo determinado, por una determinada persona o que contienen una determinada palabra o frase.

El portafolio de Lexmark que integra herramientas de este tipo disminuyen la necesidad de imprimir a través de la gestión documental de Perceptive Image Now, empresa adquirida por la compañía en 2010, y cuya tecnología ofrece una gestión más eficaz de la información, permitiendo monitorear y capturar todo lo relacionado con los documentos en las organizaciones.

“Nuestras tecnologías contrastadas de Soluciones de gestión de contenido empresarial y nuestra dilatada experiencia en el sector traen como resultado el nacimiento de soluciones que aprovechan la información y el contenido empresarial en el contexto de procesos diarios a fin de generar ahorros en un tiempo récord”, aseguró Antonio Díaz, director de Cuentas Enterprise para América Latina de Lexmark.

Palabras clave

¡ Déjanos un comentario !