¿Cómo administrar tu empresa sin morir en el intento?

Crea una visión y una planeación estratégica de tu empresa
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Evita que tu compañía forme parte de la estadística de negocios que desaparecen a los pocos años de creados. Identifica los aspectos básicos que pueden ayudar a mantener vigente tu emprendimiento y llevarlo a buen puerto.
MiPyMEs exitosas

¿Está en orden tu empresa, no tienes problemas de flujo de efectivo, falta de personal u otras dificultades administrativas? O quizá, te enfrentas a que tu negocio no da los resultados esperados, te sobrepasan tus actividades y el rendimiento de tu equipo no es el mejor…

No temas, es normal ya que cuando trabajabas para alguien sabías solamente sobre una parte de ese negocio en la que quizá eras experto, pero ahora que estás al frente de tu emprendimiento necesitas saber sobre ventas, finanzas, reclutamiento de personal, conocer la Ley Federal del Trabajo, motivar a tus empleados, realizar actividades de mercadotecnia, entre muchos otros aspectos. Es justo reconocer la posibilidad de que echaste a operar tu negocio sin saber mucho de las actividades que te enlisté.

Alejandro Macías, director general de Coach para Empresas, opinó que, si bien puedes no estar 100% preparado para tener un negocio, sí necesitas elaborar un plan y encontrar ciertos puntos clave que hacen que la probabilidad de éxito sea mayor. Tú ya operas tu empresa, ahora da sentido a tus esfuerzos y dirígela de la mejor manera posible. Aquí algunas cosas que puedes empezar a hacer.

Primero lo primero

María Eugenia Moreno, directora Comercial de CompuSoluciones, dijo que lo ideal es tener una visión y una planeación estratégica detallada desde la fundación de tu empresa, así como tener claro para qué y por qué la creaste, hacia dónde la quieres llevar y cómo lo vas a hacer.

“Los fundadores tienen grandes conocimientos técnicos y son buenos, esa ventaja los lleva a poner una empresa y porque tienen grandes capacidades de relacionamiento y networking para conseguir clientes y partners. El reto principal es cómo estructurar una estrategia para que eso sea sostenible, luego es cómo crecer la empresa, posteriormente cómo competir y crecer de una manera innovadora”, explicó Moreno.

Luis González Aspuru, líder de equipo de ASGAR, definió a ese tipo de fundadores como tecnócratas, es decir, personas que saben hacer algo, deciden comercializarlo y eventualmente se dan cuenta de que necesitan un equipo de trabajo.

¿Eres un tecnócrata? Si es así, seguramente te enfrentaste a lo que describió Alejandro Macías de ser un experto en tu campo y un aprendiz en todos los temas administrativos. Con la planeación estratégica debes definir indicadores para medir los resultados de tus esfuerzos, estos pueden ser crecimiento en ventas, en personal, en clientes, en utilidad o que los ingresos por servicios sean mayores que los que se dan por productos.

“Muchas veces el 95% de los ingresos de una pequeña empresa se dan por la venta de productos. Una meta puede ser que los ingresos por servicios aumenten a un 20% en cierto tiempo. Siempre recomendamos que el plan estratégico sea anual con la flexibilidad de adaptarlo durante el año”, dijo Moreno.

“El tamaño de una empresa es directamente proporcional al tamaño de la mente del dueño, es decir, que el principal obstáculo es que el dueño no sepa cómo manejar una compañía ni cómo hacerla crecer. Es un tema de educación, entrenamiento y capacitación”, dijo González.

Señaló que existen varios recursos para adquirir dichas habilidades, como los que da el Instituto Nacional del Emprendedor (INADEM). Para Moreno basta con que tengas la visión y convicción para convertir a tu empresa en una organización institucional y exitosa.

Retos financieros

Una de las razones comunes por las que desaparecen las pequeñas empresas es la falta de una adecuada planeación y administración de los recursos financieros. Comienza por tener una planeación fiscal para saber cuánto dinero en impuestos debes pagar, cada cuándo y cómo hacer una declaración.

Este conocimiento normalmente lo tienen los contadores, pero ellos no sabrán compaginar la estrategia de la empresa a largo plazo con la estrategia fiscal y esto podría ocasionar que pagues más impuestos de los que deberías.

“Los dueños suelen negarse a aprender de finanzas, pero es necesario que inviertan al menos un año en aprender de finanzas para que puedan, por lo menos, leer estados financieros, saber qué significa el flujo de efectivo y entender lo mínimo de un reporte de finanzas con ciertos indicadores clave. Tú eres el que supervisa al contador”, dijo González.

María Eugenia Moreno también recomendó que obtengas una cultura financiera para aprender técnicas de ahorro, definir presupuestos y herramientas de medición. También dijo que es importante revisar periódicamente toda la planeación y que si vas a invertir en un producto nuevo no te llenes de inventario, mejor invierte en una estrategia de distribución para las necesidades de tu mercado.

Trata de implementar un sistema ERP lo más rápido posible para llevar un control financiero claro y sencillo. Es importante que lo hagas tú para que te obligues a aprender y cuando ya lo entiendas, entonces ya puedes delegar esta actividad a tu contador. Hoy hay sistemas ERP opensource, económicos o en la nube.

Otro reto es el flujo de efectivo, es decir, ver cuánto dinero entra y cuánto sale tomando en cuenta los tiempos en los que tienes que pagar y cobrar. Esto debe estar bien planeado para que el pago de tus gastos no se vea afectado por el dinero que todavía no te pagan tus clientes.

“Hay empresas que por su modelo de negocio nunca pueden estar en saldos positivos o les cuesta mucho trabajo. Para estos casos hay financiamientos para sopesar los gastos mientras tus clientes te pagan”, dijo Luis González.

“Si consigues un crédito, antes de utilizarlo haz un buen análisis. Tu prestigio es lo más importante, cumple con tus compromisos, tu historial crediticio abre puertas. Hay varios mecanismos gubernamentales de financiamiento y subsidios que no conocen los distribuidores, como los apoyos del INADEM o de Nacional Financiera (Nafinsa)”, dijo Moreno.

Un consejo general para mantener un flujo de efectivo sano es no dejar de pisar el pedal de las ventas. Alejandro Macías explicó que comúnmente, por falta de personal, los vendedores son los mismos que operan un proyecto, entonces cuando consiguen contratos, descuidan la parte de mercadotecnia y ventas y cuando terminan con el actual cliente, experimentan un tiempo sin vender.

Esta montaña rusa se puede evitar si designas a una persona o dos para hacer marketing y ventas, incluso puedes contratar a una persona externa para que haga esta actividad.

“Cuando una empresa está desesperada por vender, acepta cualquier trabajo, aunque tengan malos márgenes o no tenga los conocimientos para llevarlo a cabo, pero esto desenfoca a la empresa. Si tienes una buena mercadotecnia y te defines los productos y servicios que ofreces, puedes tener una fila de clientes esperando a ser atendidos por ti y tú puedes escoger a aquellos que valoran más lo que tú haces”, dijo Macías.

El reto de la supervivencia y competitividad

Para María Eugenia Moreno no es necesario que tengas un director de marketing, pero sí debes preguntarte: ¿Tienes clara tu oferta de valor? ¿Sabes cuáles son tus fortalezas? ¿Conoces las oportunidades que hay en el mercado? ¿Cuál es tu objetivo? ¿Te consideras un empresario innovador?

“Si sólo sales a decir que eres uno más, no te vas a poder diferenciar más que por precios bajos y esto no sirve, sólo alargas tu muerte porque no estarás generando dinero para reinvertir, ni para pagar a tu gente y acostumbras al mercado a pagar un precio que no debería ser”, dijo Alejandro Macías.

Una vez que determines tu mercado objetivo, el ejecutivo recomendó hacer un análisis de las frustraciones y quejas de éste para diseñar una oferta en un rubro en el que destaques, que le convenga a tus clientes y que sea diferente, es decir, que no exista todavía.

“El emprendimiento debe encaminarse en una visión de servicio que pueda incluir o no productos, pero al final lo que debes dar es una solución completa que hoy no tiene tu cliente, porque ellos no toman la decisión pensando solamente en un dispositivo, sino en la asesoría preventa, el soporte postventa y otros elementos del servicio”, dijo Macías.

El reto del talento

El mejor talento busca la mejor retribución posible. En este sentido, las que llevan las de ganar son las empresas grandes, pero hoy en día las personas no solamente buscan que esta retribución sea en dinero, sino también en aprendizaje, una buena cultura de trabajo, flexibilidad de horario o que pueda trabajar desde su casa, dijo Luis González.

Añadió que debes identificar cuál es tu talento clave y cuál no, para hacerlo debes pensar en aquella persona que es muy buena en su trabajo pero que tiene un don que tú no y eso te complementa. Para retenerlo puedes compartir tu empresa con ella o él.

“También sucede que hay personas que quieren ganar más pero no hay de dónde sacarlo. Si ellos saben de una unidad de negocio, puedes delegarle su creación y dirección. Las personas trabajarán con más entusiasmo con el mismo dinero porque saben que si les va bien, van a aumentar su sueldo”, dijo González.

Otro reto es que el escaso personal hace que cada uno tenga más de un rol en la empresa. Esto es normal, coincidieron los entrevistados, pero sí debes aclarar bien ciertas cosas para evitar desorganización.

Primero arma un organigrama como si fueras una gran empresa, no pienses en el número de personas, sino en las funciones y el objetivo de cada una. Después agrupa aquellas que estén relacionadas y así desígnalas a las personas que tienes disponibles.

En esta actividad, también debes definir con detalle los pasos que hay que hacer para que ellos puedan atender a un cliente y que quede satisfecho, pues suele pasar que tus consumidores se sientan cómodos contigo, pero no con tu personal. Determinar los procesos y delegarlos es la solución.

Una situación común en las plantillas de las microempresas es que haya familiares. Alejandro Macías dijo que está estructura está bien siempre y cuando haya reglas claras, pues los mecanismos de desempeño de un rol deben ser los mismos independientemente de si la persona es parte de tu familia o no.

Si al definir las reglas y el desempeño que deben cumplir, tu consanguíneo no cumple con el perfil, puedes capacitarlo, el objetivo es que no sea un peso para tu empresa, sino un aliado. María Eugenia Moreno subrayó que es importante que definas bien el sueldo de cada persona en tu empresa, incluyendo el tuyo.

El reto de la legalidad

Al formar una empresa, hay aspectos que debes manejar con cuidado, como el uso de suelo, la relación con la Secretaría de Hacienda, reglamentos de sanidad, estipulaciones de importaciones y exportaciones, el seguro social de tus trabajadores, entre otros aspectos.

Luis González recomendó buscar cursos especializados y que tomes los básicos de cada ley. Al igual que con los retos financieros, este es un conocimiento que debes adquirir tú, pues te encontrarás que cumplir con la ley al 100% es muy caro, pero tú que conoces tu empresa, sabes qué es lo esencial y primordial para empezar por ahí y postergar lo que no es tan importante para cuando tu empresa pueda pagarlo.

Apoyos

Como ves, hay muchos retos que requieren que adquieras conocimientos. Para ello hay diferentes herramientas. Coach para Empresas es una organización que se dedica a asesorar a los dueños de negocios medianos y grandes principalmente, aunque también tiene experiencia atendiendo a microempresarios.

Alejandro Macías recomendó acercarse a empresas como la suya o al INADEM, aceleradoras u otras organizaciones, pero dijo que lo más importante es que seas autodidacta y leas libros, te intereses por talleres, cursos o entrenamientos uno a uno. Puede que te parezcan opciones caras, pero lo que inviertes debes recuperarlo pronto, así que debes poner manos a la obra.

Lo primero es hacerte consciente de que te faltan muchos conocimientos, querer aprender lo que necesitas y luego ser capaz de implementarlo. La primera inversión que debe hacer un empresario es en sí mismo.

ASGAR se dedica al desarrollo del talento. Para los dueños de negocios ofrece tres talleres. El primero es sobre cómo crear tu equipo de talento, que consta desde definir el perfil del equipo, conseguirlo, capacitarlo y retenerlo, hasta temas como nóminas y liderazgo.

Otro taller es sobre cómo planear estratégicamente y definir en ella la filosofía organizacional, ponerles tiempo a las metas y aprender a administrar el tiempo. El tercero es sobre cómo hacer una planeación financiera que consta desde entender el modelo de negocio, cómo distribuir los gastos, separar el dinero personal y de la empresa, cómo ponerse un sueldo y cuánto tienen que vender para ser rentables.

Contacto de Negocio

Nombre: Luis González Aspuru

Cargo: Líder de equipo de ASGAR

Correo: luis@asgar.com.mx

Por su parte CompuSoluciones tiene un área de Desarrollo de Negocios que desde hace más de 20 años existe para brindar apoyo a los distribuidores que requieran institucionalizar su microempresa para crecerla y administrarla correctamente.

“No somos un mayorista de volumen, trabajamos más o menos con 2500 empresas, de las cuales el 80 o 70% son microempresas” dijo María Eugenia Moreno.

El área tiene cuatro pilares. El primero son las consultorías especializadas que se basan en un diagnóstico previo del nivel de planeación estratégica, finanzas, recursos humanos y comercialización (mercadotecnia y ventas).

Los resultados muestran el nivel de madurez institucional en cada rubro como un semáforo: luz verde significa que va bien, en amarillo hay que implementar mejores prácticas y en rojo puede causar un problema porque nuestros distribuidores están al alcance de los clientes finales. También se enseña a gestionar fondos del gobierno para el impulso de tu negocio.

Otro pilar es el Desarrollo Profesional a través de más de 60 talleres y cursos de cultura financiera, ventas consultivas y otros temas para el desarrollo del capital humano.

El tercer pilar son los Programas especiales creadas por CompuSoluciones en conjunto con instituciones como el IPADE (Instituto Panamericano de Alta dirección de Empresa), ICAMI (Centro de formación y perfeccionamiento directivo) o el TEC de monterrey para apoyar en la definición de visión, estrategia y ejecución de esta.

En este pilar existe el programa “Transformación para la fuerza de ventas” dirigido, como su nombre lo dice, a los vendedores del distribuidor quienes reciben talleres de ventas consultivas, metodología de ventas y cultura financiera.

“Ellos están acostumbrados a la venta tradicional, entonces les ayudamos a que entiendan y vendan los beneficios de las soluciones de big data, de temas digitales, nube, block chain y otras tecnologías emergentes” dijo Moreno.

Esta actividad tiene dos años de implementarse. La primera generación del programa concluyó en mayo de este año con más de 150 participantes. La segunda comienza el 18 de septiembre.

El cuarto pilar son herramientas de automatización de procesos en tu organización, formas electrónicas, acceso a ERP en la nube, entre otras que te facilitarán la administración de tu empresa.

“A lo largo de 20 años hemos dado coaching a más de 600 empresas. Después hay un seguimiento del impacto que logramos tener en ellos, medimos resultados y avances”, dijo Moreno.

Contacto de Negocio

Nombre: María Eugenia Moreno

Cargo: Directora Comercial 

Teléfono: (55) 5000 7885

Correo: mamoreno@compusoluciones.com

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