Un tercio de los trabajadores tiene acceso a archivos de su empleo anterior

El acceso no autorizado podría provenir de empleados que ya no están en la empresa
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Al no limitar las actividades de sus empleados actuales y anteriores, las empresas se están exponiendo a un mayor riesgo de pérdida de datos
Desorden digital

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Una nueva investigación de Kaspersky Lab sobre el desorden digital, reveló el riesgo que corren las empresas al no limitar las actividades de sus empleados actuales y anteriores, pues un tercio (33%) de los trabajadores todavía tienen acceso a los archivos y documentos de un empleado previo, lo que pone en jaque la integridad de los datos y el sustento de la empresa.

De acuerdo con el informe llamado “Sorting out digital clutter in bussines” (Eliminando el desorden digital en los negocios), el riesgo de acceso no autorizado a los archivos de trabajo podría provenir de la parte más obvia: los empleados que ya no están en una empresa pero que no han sido desconectados del servicio de correo electrónico corporativo, la aplicación de mensajería o los documentos de Google.

La situación es especialmente preocupante, ya que estos bienes incluyen propiedad intelectual, secretos comerciales u otros datos protegidos o confidenciales que, si no se controlan, podrían ser utilizados por ciberdelincuentes o competidores para su propio beneficio. Entre los que respondieron a la encuesta de Kaspersky Lab, el 72% admitió trabajar con documentos que contienen diferentes tipos de datos confidenciales.

El estudio también encontró que al 57% del personal de oficina le resultó difícil localizar un documento o archivo durante su trabajo, poco menos de un tercio (29%) de los trabajadores comparte con algún colega su nombre de usuario y contraseña para un dispositivo de trabajo y el 58% utiliza el mismo dispositivo para el trabajo y el uso personal, lo que puede comprometer los datos si caen en manos de un tercero, o incluso de un competidor.

Las consecuencias de estas situaciones podrían tomar la forma de penalidades y demandas legales con los clientes, como resultado de la violación de un acuerdo de confidencialidad (NDA, por sus siglas en inglés) o de una ley de protección de datos.

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Para asegurarse de que el desorden digital no nuble las prácticas para la seguridad de los datos, los investigadores de Kaspersky Lab recomiendan utilizar los siguientes pasos:

  • Establezca una política de acceso a los recursos corporativos, incluidos los buzones de correo electrónico, carpetas compartidas, documentos en línea: todos los derechos de acceso deben cancelarse tan pronto como el empleado haya dejado la empresa.
  • Recuerde regularmente al personal las reglas de ciberseguridad de la empresa, para que entiendan lo que se espera de ellos y se convierta en algo natural.
  • Utilice el cifrado para proteger los datos corporativos almacenados en dispositivos. Realice una copia de seguridad de los datos para garantizar que la información sea segura y recuperable en caso de que ocurra lo peor.
  • Fomente buenos hábitos de contraseñas entre los empleados, como no usar datos personales o compartirlos con alguien dentro o fuera de la empresa. La función Password Manager en un producto de protección puede ayudar a mantener las contraseñas seguras y sus datos confidenciales seguros.
  • Si está acostumbrado a trabajar con servicios en la nube, puede seleccionar una solución de ciberseguridad de la nube que se ajuste al tamaño de su empresa, como Kaspersky Endpoint Security Cloud para empresas pequeñas y medianas, y Kaspersky Small Office Security para empresas con menos de 25 empleados. Estos productos combinan una manera simple de administración con funciones de protección comprobadas para los dispositivos de todos los empleados.
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