El 1-2-3 de la transformación digital a nivel empresarial

Ricoh y la transformación digital
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A la hora de abordar un proyecto de transformación digital hay que ser exigente
Pasos a seguir

A la hora de abordar un proyecto de transformación digital hay que ser exigente. Lo que diferencia a un buen proyecto es la capacidad de unir este proceso no solo a la tecnología, sino también al negocio y con una estrategia clara. Uno de los principales problemas es que la mayoría de estas iniciativas siguen centrándose más en la tecnología que en las necesidades del negocio y en los objetivos estratégicos que apoyan esos procesos de negocio, razón por la cual las compañías no logran ver resultados tangibles.

La Transformación Digital puede abarcar un único proyecto o muchos, sin embargo, lo que se busca al transformar digitalmente el negocio es buscar eficiencias en procesos de negocios internos o externos dando como resultado entre otros; mejora de ingresos, aumento de márgenes, visibilidad de mercados, identificación de nuevas oportunidades, mejora en la experiencia del cliente (externo e interno).

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Un estudio de la Consultora Forrester patrocinado por Ricoh Company, Ltd., señala que 89% de los empleados que trabaja a tiempo completo con los clientes (Financieros, Centros de Servicios, BPO, operadores, profesionales de Salud, gerentes de mayoristas/Minoristas…) no puede brindar la experiencia que el cliente espera debido a que ocupan buena parte de su tiempo buscando información de valor a través de sistemas y procesos ineficientes de flujos de información.

La colaboración, mensajería instantánea, soluciones móviles y los lugares de trabajo flexibles forman parte de la Transformación a fin de reducir el tiempo dedicado a las actividades que no agregan valor a la organización o a sus clientes finales y tampoco permiten a los trabajadores dar un servicio personalizado a los clientes. Es importante mencionar que todas estas tecnologías dependen de la socialización de la información crítica de los negocios.

El proyecto debe contemplar la necesidad que existe de adelantarse a las necesidades del mercado. Para ello, debe estar preparado para adaptarse a un contexto cambiante en el que el suministro, disponibilidad y utilización de los flujos de datos de forma inmediata y sencilla son determinantes. La base está en hacer un análisis de la gestión de la información que se hace en la empresa, desde la entrada, el procesamiento y la producción de la información, para conocer en detalle cómo llega a la empresa, cómo circula y cómo los empleados tienen acceso a la misma cuando la necesitan.

Uno de los objetivos estratégicos de las empresas es entender a fondo las necesidades del mercado y poder proveer cualquier tendencia o nueva necesidad que surja en ellos. Para ello, debe estar preparado para adaptarse a un contexto cambiante en el que el suministro, disponibilidad y utilización de los flujos de datos de forma inmediata y sencilla son determinantes. La base está en hacer un análisis de la gestión de la información y los respectivos procesos asociados a la captura de la información que lleva a cabo la empresa, desde la gestión, el gobierno de esa data, el procesamiento y el análisis de esa información, para conocer en detalle cómo llega a la empresa, como se manipula y cómo puede agregarle valor en la propia empresa y a sus clientes.

La gestión de los documentos corporativos sigue siendo un tema fundamental, que ya no se puede pensar sin el concepto de movilidad. La información importante, los archivos de distinto nivel de confidencialidad e incluso los datos sensibles demandan el mismo grado de eficiencia para su gestión. El cambio de paradigma, tiene que ver con las características de los documentos, que ahora son irreversiblemente digitales, necesariamente móviles y, cada vez más, multi-plataforma.

Para llevar a cabo el cambio

Los directivos tienen que hacerse una serie de preguntas básicas para conocer el estado de madurez digital dentro de una organización:

  • Business Visión - ¿Cuáles son los imperativos empresariales para el éxito y cómo una fuerza de trabajo optimizada digitalmente influye directamente en el crecimiento y en el éxito?
  • Personas - ¿Qué impacto tendría un uso más inteligente de las herramientas de colaboración en la productividad diaria de su empresa?
  • Tecnología - ¿La infraestructura TI será un cuello de botella en el futuro en términos de proporcionar soluciones interactivas para la colaboración y la movilidad de la fuerza de trabajo?
  • Clientes - ¿El uso de servicios digitales podrá funcionar para obtener una mejor visión de sus clientes, así como la cadena de suministro para ofrecer más valor y lealtad?
  • Procesos empresariales - ¿Optimizar los procesos centrales de negocio, desde la sala de correo hasta la experiencia de transacciones de los clientes, afectará materialmente la línea de fondo?
  • Lugar de trabajo - ¿Un ambiente de trabajo mejorado con características como salas de reuniones digitalizadas, pantallas de información interactiva, zonas de contemplación, barras de autoservicio, etc., aumentan la productividad individual de los trabajadores y genera más producción y un mayor servicio al cliente?

Las respuestas que surjan de estas preguntas deben resaltar la brecha entre lo que es suficientemente bueno para el lugar de trabajo analógico tradicional y lo que se requiere para crear un entorno optimizado digitalmente que cultive y priorice la colaboración, el intercambio de conocimientos y el manejo de la información.

Por Crispín Vélez Villazón, líder de Transformación Digital en Ricoh IT Services Latin America  

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