Aspel y Edenred optimizarán control de gastos de viaje

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La integración de COI 8.0 a la solución Ticket empresarial de Edenred se traducirá en mayor productividad de los empleados al facilitar labor administrativa para el control de gastos de viaje
Jean Urbain Hubau de Edenred y Gilberto Sánchez de Aspel de México
Ticket empresarial

COI 8.0 se integró a Ticket empresarial, solución para que las empresas lleven el control de gastos empresariales (de representación, operativos y viáticos, entre otros) y se facilite la labor administrativa de Pequeñas y medianas empresas (Pymes).

Gilberto Sánchez, director general de Aspel de México y Jean Urbain Hubau, director general de Edenred dieron a conocer esta alianza estratégica que se traducirá en productividad, ya que “los usuarios de estas soluciones podrán ahorrar tiempos al hacer su contabilidad y generar reportes cuando se trate de llevar un control de los gastos de sus empleados”, como afirmó Sánchez.

El ejecutivo indicó que en nuestro país, sólo 35% de las empresas que se crean logra pasar la barrera de los cinco años. “Para ayudar a elevar el tiempo de vida de las organizaciones se requiere que estas tengan una buena administración, con adecuados procesos administrativos, contables, de facturación, punto de venta y ventas”.

De acuerdo con Sánchez, COI 8.0 es el sistema de contabilidad de Aspel que se vinculará a Ticket Empresarial, de Edenred, “para facilitarle la vida a la gente que está viajando para que se dediquen a su negocio sin estar preocupándose de la comprobación de esa clase de erogaciones. El objetivo de la alianza es ayudar a las empresas a afrontar el reto de administrar la compañía, reducir gastos y hacerlos más productivos mediante el control pago y control de gastos de viaje, los gastos de caja chica de las empresas a través de la tarjeta corporativa de Edenred y el software de contabilidad Aspel COI”.

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Por su parte, Hubau señaló que dos equipos de Edenred y Aspel trabajaron cerca de tres meses en el análisis, desarrollo y pruebas de calidad para la integración de Ticket Empresarial y COI 8.0, para que sea instantánea la migración de información al momento de hacer un reporte de gastos en la primera, sin que se requiera agregar manualmente ningún dato adicional.

Sánchez explicó que en la interfaz de COI 8.0, el usuario encontrará un ícono de Ticket Empresarial, donde le desplegarán los gastos que hayan hecho los empleados a través de esta solución de Edenred, “ya están dados de alta los centros de costos, las cuentas y los departamentos vinculados estrechamente a lo que tenemos en COI, de esa forma, cuando el administrador proporciona esos datos y le da una tarjeta al empleado, esta ya tiene un número de cuenta ‘contable’ dentro de Edenred de manera que cuando hace las operaciones, COI importa la información a través de una póliza dinámica -en la que no hay que capturar los rubros-”.

“Así, será fácil generar reportes contables y la póliza dinámica que se manda al SAT para la declaración de ingresos y gastos de la empresa, incluyendo los gastos deducibles. Con esta solución las empresas podrán mantener al día su registro contable, administrar y controlar gastos corporativos a través de la plataforma Ticket Empresarial con los archivos *.XML y *PDF que requieren las empresas”, afirmó Sánchez.

Las soluciones de Aspel están enfocadas a la Pyme, han sido diseñados tomando en cuenta las recomendaciones que hacen clientes y distribuidores. De acuerdo con el directivo, un proceso comercial típico en una Pyme lleva siete pasos: comienza por una cotización para un cliente, que idealmente se convierte en un pedido, este en remisión, luego en factura, se descargan inventarios, se hace la cuenta por cobrar y se da la comisión al vendedor.

Hubau dijo que al tener por un lado su sistema contable y por otro una solución de control de gastos empresariales, lleva tiempo la consolidación de esta información en las organizaciones: “Al tener todo unificado y en línea, agilizarán sus actividades y serán más  eficientes al tener control y conocimiento total de los gastos de sus empleados”.

El ejecutivo enlistó los principales beneficios para los clientes de esta alianza para los clientes que adquirirán Ticket Empresarial con COI 8.0, basada en una plataforma web: la facilidad de la comprobación, desde la app se puede hacer la identificación de los gastos para administrarlos, se tiene visibilidad en un solo sistema y así se eliminan las discrepancias fiscales de ellos -por ejemplo, no se deposita en la nómina del empleado una cantidad que se mezcla con su sueldo y al hacer la declaración fiscal hay que explicar que esa parte es reembolso por gastos de viaje-.

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